कार्यालय ज्ञापन और कार्यालय आदेश में अंतर को सोदाहरण वियेचित कीजिए।

कार्यालय ज्ञापन और कार्यालय आदेश में अंतर: आपने इससे पर्व देखा कि सरकारी पत्र और अर्धसरकारी पत्र में प्रयोग की दष्टि से अंतर है। यहां हम कार्यालय आदेश और कार्यालय ज्ञापन के प्रयोग के क्षेत्र के बारे में विचार करेंगे।

इन दोनों पत्राचार प्रकारों में सबसे महत्वपूर्ण अंतर यह है कि कार्यालय आदेश का प्रयोग कार्यालय के आंतरिक प्रशासन संबंधी अनुदेशों को जारी करने के लिए किया जाता है जबकि कार्यालय ज्ञापन का प्रयोग भारत सरकार के मंत्रालयों और विभागों के आपसी पत्राचार के लिए किया जाता है।

यहां हम पहले कार्यालय आदेश के क्षेत्र में आने वाले विषयों की चर्चा करेंगे। कार्यालय आदेश का प्रयोग निम्नलिखित संदर्भो में किया जाता है।

(क) कर्मचारियों की नियमित छटटी की मंजूरी

(ख) कर्मचारियों/अधिकारियों में काम का बंटवारा

(ग) कर्मचारियों की अनुभागों में तैनाती

(घ) कर्मचारियों का एक अनुभाग से दूसरे अनुभाग में स्थानांतरण

आइए अब कार्यालय ज्ञापन के प्रयोग के क्षेत्र के बारे में जानकारी प्राप्त करें। कार्यालय ज्ञापन का प्रयोग नीचे दिए संदर्भो में किया जाता है

(क) अन्य मंत्रालयों/विभागों के साथ पत्र व्यवहार के लिए

(ख) विभाग के कर्मचारियों से सूचना मांगने उन्हें ऐसी सूचना देने के लिए किया जाता है जो सरकारी आदेश के समान न हो।

(ग) इसका प्रयोग संबद्ध व अधीनस्थ कार्यालयों के साथ पत्र व्यवहार के लिए भी किया जाता है।

आइए अब कार्यालय आदेश और कार्यालय ज्ञापन की बाहरी रूपरेखा की जानकारी प्राप्त करें।

कार्यालय आदेश और कार्यालय ज्ञापन की बाहरी रूपरेखा कार्यालय आदेश और कार्यालय ज्ञापन की बाहरी रूपरेखा में का जाता है। 

चरण 1 सबसे ऊपर फा. सं., भारत सरकार, मंत्रालय और विभाग का नाम लिखा जाता है।

चरण 2 स्थान का नाम और तारीख का उल्लेख होता है।

चरण 3 बीच में कार्यालय आदेश या कार्यालय ज्ञापन लिखा जाता है।

चरण 4 कार्यालय ज्ञापन में विषय का संक्षेप में उल्लेख किया जाता है। कार्यालय आदेश में विषय का उल्लेख नहीं लिखा जाता।

चरण 5 कार्यालय आदेश और कार्यालय ज्ञापन की मुख्य विषय वस्तु का विवरण होता है। इन दोनों में पहले पैराग्राफ को छोड़कर अन्य पैराग्राफों में क्रम सं. लिखी जाती है।

चरण 6 कार्यालय आदेश या कार्यालय ज्ञापन जारी करने वाले अधिकारी के हस्ताक्षर होते हैं। इसके नीचे अधिकारी का नाम,पदनाम और भारत सरकार लिखा जाता है। कार्यालय ज्ञापन में टेली सं. भी दी जाती है।

चरण 7 नीचे बाईं ओर कार्यालय ज्ञापन में सेवा में तथा कार्यालय आदेश में प्रति प्रेषित लिखकर पाने वाले अधिकारी, अनुभाग/विभाग का नाम आदि लिखा जाता है।

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