सरकारी पत्र पर टिप्पणी लिखिए।

 कार्यालय मेँ किसी पत्र के प्राप्त होते ही उस पर कार्रवाई का एक सिलसिला शुरू हो जाता है, जो उसके अंतिम रूप से निपटारे तक चलता है| यह कार्रवाई टिप्पण कार्य कहलाती है। इस कार्य के हर चरण में दिए गए सुझाव, संकेत, निदेश, दर्ज किए गए तथ्य, सूचनाएँ आदि टिप्पण कहलाती हैं। बिना टिप्पण कार्य के किसी भी पत्र का अंतिम रूप से निपटारा संभव नहीं है। आवती मिलने के बाद संबंधित सहायक उसे संगत मिसिल (फाइल) पर अपनी टिप्पणी के साथ अनुभाग अधिकारी के समक्ष प्रस्तुत करता है| यदि उस विषय पर कोई फाइल पहले से मौजूद न हो (यानी पत्र पहली बार कार्यालय में आया हो) तो नई आवती के विषय में पहली टिप्पणी संबंधित सहायक की होती है। वह पत्र का सारांश देते हुए बताता है कि उसमें दिए गए तथ्य सही हैं या नहीं। यदि कोई बात गलत है तो उसका भी उल्लेख कर दिया जाता है| उस मामले में यदि पहले कोई पत्र-व्यवहार हो चुका हो तो उसका सार भी वह टिणणी में देता है। इसके बात वह कानूनों, नियमों, नीतियों और पूर्व निर्णयों का उल्लेख करता है, जिनके अनुसार आवती पर निर्णय लेना उचित होगा| अंत में उस विषय में जिन मुद्दों पर निर्णय अपेक्षित हो उनकी चर्चा होती है और यदि हो सके तो निर्णय की दिशा का भी संकेत होता है। अंत में सहायक बायीं ओर हस्ताक्षर करता है और फाइल अनुभाग अधिकारी के समक्ष प्रस्तुत करता है|

किसी प्रश्न पर निर्णय केवल मौखिक चर्चा के बाद भी लिया जा सकता है. किंतु टिप्पणी एक स्थायी रिकार्ड होती है, जिसे जरूरत पड़ने पर साक्ष्य के रूप मेँ देखा जा सकता है। फाइल पर हुईं टिप्पणी देख कर यह बताया जा सकता है कि कोई निर्णय कब लिया गया और किन परिस्थितियों में तथा किन नियमों और प्रावधानों के अंतर्गत लिया गया।

टिप्पणी में सहायक किस-किस बात का उल्लेख करता है। इससे हमें पता लगता है कि टिप्पणी के तीन उद्देश्य होते हैं:

1. प्राप्त पत्र में दिए गए विषय पर सभी तथ्यों और उनके पूर्ववृत्त के बारे में संबंधित अधिकारी को जानकारी देना।

2. प्रस्तुत विषय मेँ जो भी कार्रवाई संभव हो अथवा विकल्प संभव हाँ, उनको स्पष्ट करना | ऐसा करते समय संगत नियमों का हवाला देना|

3. यह संकेत करना कि उन विकल्पों में से किसे चुनना अभीष्ट होगा| इस तरह के संकेत देते हुए समुधित तर्क प्रस्तुत करना, जिससे कि संबद्ध अधिकारी सारी बात को, उसमें निहित समस्याओं को, पूरी तरह समझ सके|

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